1. Hlutafélagið Hagar hf.

1.1. Fylgni við leiðbeiningar um stjórnarhætti, lög og reglur

Stjórnarhættir Haga eru markaðir af lögum nr. 2/1995 um hlutafélög, samþykktum félagsins og starfsreglum stjórnar. Í samþykktum er kveðið á um tilgang félagsins í kafla 1, hlutafé í kafla 2, hluthafafundi í kafla 3, um stjórn og forstjóra í kafla 4 og 5 og um reikningshald og endurskoðun í kafla 6. Gildandi starfsreglur, sem voru samþykktar af stjórn þann 22. mars 2024, eru settar skv. 5. mgr. 70. gr. laga um hlutafélög og eru samþykktum félagsins til fyllingar, samanber grein 4.20 í samþykktum. Gildandi starfskjarastefna Haga var staðfest á aðalfundi félagsins þann 1. júní 2023, en hún nær til allra helstu þátta í starfs- og launakjörum stjórnarmanna félagsins, forstjóra og annarra æðstu stjórnenda samstæðunnar. Endurskoðuð starfskjarastefna verður lögð fyrir næsta aðalfund félagsins þann 30. maí 2024.

Helstu lög sem gilda um starfsemi Haga eru lög um hlutafélög nr. 2/1995, lög um ársreikninga nr. 3/2006, samkeppnislög nr. 44/2005, lög um verðbréfaviðskipti nr. 108/2007, lög um aðgerðir gegn markaðssvikum nr. 60/2021 og lög um tekjuskatt nr. 90/2003. Þá tryggja Hagar öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með í starfseminni, í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Lögin eru aðgengileg á vef Alþingis, www.althingi.is.

Stjórn Haga telur stjórnarhætti félagsins vera í samræmi við leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja, 6. útgáfu 2021, gefnum út af Viðskiptaráði Íslands, NASDAQ Iceland og Samtökum atvinnulífsins, sem félaginu ber að fylgja sem útgefanda skráðra verðbréfa. Leiðbeiningarnar má finna á vefsíðu Viðskiptaráðs Íslands, www.vi.is og á www.leidbeiningar.is.

Hagar birta reglur og annað efni sem Leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja gera ráð fyrir að félög birti á vefsíðu sinni á sérstöku svæði fyrir fjárfesta á vef félagsins, www.hagar.is. Þar má meðal annars finna starfsreglur stjórnar og undirnefnda, starfskjarastefnu og arðgreiðslustefnu. Yfirlýsing þessi er einnig aðgengileg á vef félagsins, auk þess sem hún er birt í ársreikningi og í sérstökum kafla í ársskýrslu félagsins.

Æðsta vald í málefnum félagsins er í höndum hluthafa þess, sem hittast á hluthafafundum að minnsta kosti einu sinni á ári. Hlutabréf félagsins eru rafræn og skráð hjá Nasdaq CSD, sem jafnframt hýsir hlutaskrána. Hlutaskráin er aðgengileg hluthöfum á skrifstofu félagsins. Fundargerðir hluthafafunda, sem haldnir hafa verið eftir að hlutir félagsins voru teknir til viðskipta á aðalmarkaði Nasdaq Iceland, eru aðgengilegar á vefsíðu félagsins innan sjö daga frá hluthafafundi.

1.2. Frávik frá leiðbeiningum um stjórnarhætti

Stjórn Haga telur stjórnarhætti félagsins vera að fullu leyti í samræmi við leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja, 6. útgáfu 2021, og telur stjórn félagsins að hvergi sé vikið frá leiðbeiningunum.

1.3. Tilvísanir í reglur og önnur viðmið sem farið er eftir

Stjórn Haga hefur sett félaginu og dótturfélögum þess ýmsar reglur og stefnur sem fara ber eftir í starfsemi samstæðunnar með það að markmiði að tileinka sér góða stjórnarhætti og þannig efla traust til félagsins og styrkja innviði þess. Stefnurnar og reglur þessar má finna í heild sinni á vef félagsins, www.hagar.is.

Arðgreiðslustefna

Stjórn Haga hefur markað félaginu þá stefnu að skila til hluthafa sinna, beint eða óbeint, þeim verðmætum sem skapast í rekstrinum á hverju ári, umfram nauðsynlegar fjárfestingar til vaxtar og viðhalds félagsins. Arðgreiðslustefnan er endurskoðuð árlega og var síðast breytt þann 22. mars 2024.

Jafnréttis- og mannréttindastefna

Í mars 2024 endurskoðaði stjórn Haga jafnréttis- og mannréttindastefnu félagsins og samþykkti hana með breytingum en stefnan byggir á lögum nr. 150/2020. Markmið stefnunnar er að stuðla að jafnri stöðu kynjanna innan félagsins og jöfnum tækifærum einstaklinga á sem flestum sviðum, óháð kyni, uppruna, þjóðerni, litarhætti o.s.frv. Stefnuna skal endurskoða minnst á þriggja ára fresti.

Öll dótturfélög Haga hafa lokið jafnlaunavottun, sbr. breytingu á lögum um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og karla sem lögfest var í júní 2017, og hafa þau innleitt jafnlaunakerfi sbr. staðal ÍST 85 um jafnlaunavottun. Móðurfélag Haga lauk jafnlaunastaðfestingu í lok árs 2022.

Persónuverndarstefna

Hagar hafa einsett sér að vinna með persónuupplýsingar í hvívetna í samræmi við lög um persónuupplýsingar og vinnslu persónuupplýsinga og hafa því til staðfestingar sett félaginu persónuverndarstefnu sem síðast var breytt og samþykkt á stjórnarfundi þann 24. mars 2023.

Reglur um meðferð innherjaupplýsinga og viðskipti stjórnenda

Markmið reglna um meðferð innherjaupplýsinga og viðskipti stjórnenda er að tryggja örugga meðferð innherjaupplýsinga og hindra að innherjaupplýsingar berist til annarra en þeirra sem þarfnast þeirra starfs síns vegna. Reglunum er ætlað að stuðla að því að viðskipti stjórnenda séu í samræmi við lög og reglur sem um málaflokkinn gilda og að slík viðskipti séu trúverðug. Reglurnar hafa einnig það að markmiði að stuðla að auknu jafnræði meðal fjárfesta þannig að þeir hafi jafnan aðgang að nýjustu upplýsingum, er máli skipta, á hverjum tíma. Stjórn samþykkti reglurnar þann 7. september 2023 og skulu þær endurskoðaðar að lágmarki á tveggja ára fresti.

Reglur um vernd uppljóstrara

Markmið laga um vernd uppljóstrara, nr. 40/2020, er að stuðla að því upplýst verði um lögbrot og aðra ámælisverða háttsemi og þannig dregið úr slíku hátterni. Reglum um vernd uppljóstrara er ætlað að koma á skilvirku úrræði til að koma upplýsingum og/eða gögnum á framfæri, um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi, og styðja og vernda þá sem slíkt gera. Markmið reglnanna er að fyrirbyggja misferli og draga úr tjóni sem slíkt kann að hafa í för með sér fyrir samstæðu Haga, viðskiptavini samstæðunnar, samfélagið og aðra hagaðila. Stjórn Haga samþykkti reglurnar þann 22. mars 2024.

Samkeppnisstefna

Samkeppnisstefna Haga var samþykkt á aðalfundi félagsins í júní 2019. Í stefnunni er kveðið á um háttsemi stjórnar og starfsmanna félagsins, skyldur félagsins samkvæmt sátt Haga við Samkeppniseftirlitið frá 2018 og skyldur samkvæmt samkeppnislögum. Jafnframt felur stefnan í sér hátternisreglur fyrir hluthafa Haga.

Siðareglur

Stjórn Haga hefur sett félaginu siðareglur en þær gilda um stjórn Haga og allt starfsfólk félagsins og dótturfélaga þess. Siðareglurnar eru endurskoðaðar árlega og var þeim síðast breytt á stjórnarfundi þann 7. apríl 2022.

Sjálfbærni- og umhverfisstefna

Stjórn Haga hefur sett félaginu sjálfbærnistefnu sem endurskoðuð var á stjórnarfundi þann 22. mars 2024. Hagar hafa alla tíð lagt metnað sinn í að þjóna íslenskum neytendum með ábyrgum hætti. Sjálfbærnistefna Haga er langtímaáætlun félagsins um hvernig það getur lagt sitt af mörkum til betra og heilbrigðara samfélags og umhverfis, samhliða heilbrigðum rekstri. Sjálfbærnistefnan byggir á fjórum meginstoðum; umhverfi, mannauður, neytendur og stjórnarhættir. Þá hafa Hagar valið sjö af heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna sem leiðarljós í framkvæmdaráætlun stefnunnar.

Stjórn Haga hefur einnig sett félaginu umhverfisstefnu en stefnan var endurskoðuð á stjórnarfundi þann 22. mars 2024. Umhverfisstefna Haga og dótturfélaga er sett fram með það að leiðarljósi að leggja áherslu á mikilvægi umhverfissjónarmiða í daglegri starfsemi félagsins. Meginmarkmiðið er að félagið leggi sitt af mörkum í þágu sjálfbærrar þróunar og samfélagslegrar ábyrgðar og styðji við mikilvægi þess að starfsfólk sé meðvitað um aðgerðir félagsins í þágu umhverfisins. Umhverfisstefnan byggir á fjórum meginstoðum; loftslagsmál, hringrásarhagkerfi, mengun og líffræðileg fjölbreytni.

Hagar og rekstrareiningar þess hafa frá árinu 2019, í samvinnu við Klappir Grænar lausnir hf., birt sjálfbærniuppgjör samstæðunnar skv. UFS leiðbeiningum Nasdaq. Hagar eru aðilar að Festu, miðstöð um sjálfbærni og bakhjarlar Grænvangs, samstarfsvettvangs stjórnvalda og atvinnulífs um loftslagsmál og grænar lausnir.

Starfsemi Haga fellur undir ákvæði ársreikningalaga um ófjárhagslega upplýsingagjöf en þar eru settar fram upplýsingar til að hægt sé að leggja mat á þróun, umfang, stöðu og áhrif félagsins í tengslum við umhverfismál, félags- og starfsmannamál, sem og stefnu félagsins í mannréttindamálum, mútu- og spillingarmálum. Starfsemi Haga fellur einnig undir gildissvið flokkunarreglugerðar ESB frá og með rekstrarárinu 2023/24 en reglugerðin skilgreinir viðmið sem ákvarða hvort atvinnustarfsemi uppfylli skilyrði þess að teljast umhverfislega sjálfbær. Ófjárhagslegar upplýsingar Haga má finna í sérstökum viðauka í ársreikningi samstæðu Haga.

Skattastefna

Þann 28. febrúar 2024 samþykkti stjórn Haga skattastefnu félagsins. Tilgangur skattastefnu er að marka stefnu og miðla því hvernig félagið hagar skattamálum samstæðunnar í samræmdu og samkeppnishæfu skattaumhverfi. Skattastefnan veitir leiðbeiningar um stjórnun skattamála og skattaáhættu sem tengjast rekstri samstæðunnar, reglufylgni og samskipti við skattayfirvöld

Stefna um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka

Í janúar 2024 lauk félagið uppfærslu á áhættumati samstæðunnar vegna aðgerða gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, sbr. lög nr. 140/2018. Í kjölfarið samþykkti stjórn, þann 11. janúar 2024, stefnu félagsins um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka. Tilgangur stefnunnar er að koma á og viðhalda skilvirku kerfi til að sporna við að þjónusta og vörur Haga og dótturfélaga verði notaðar í ólöglegum tilgangi er tengist peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka. Félagið er tilkynningaskyldur aðili á grundvelli laganna vegna útleigu fasteigna og mætir mögulegum tilvikum vegna spillingar eða mútuþægni vegna þeirrar starfsemi með mildunaraðgerðum sem hafa í för með sér að eftirstæð áhætta er lágmörkuð niður í litla sem enga.

Upplýsingastefna

Stjórn Haga hefur mótað sér stefnu um birtingu upplýsinga. Markmið upplýsingastefnunnar er að tryggja jafnan aðgang hagsmunaaðila að réttum, tímanlegum og áreiðanlegum upplýsingum um starfsemi félagsins á hverjum tíma, í samræmi við lög og reglur sem félaginu ber að fylgja sem útgefandi skráðra verðbréfa, s.s. lög um verðbréfaviðskipti.

2. Innra eftirlit og áhættustjórnun

2.1. Innra eftirlit og áhættustýring

Félagið kappkostar að hafa fullnægjandi innra eftirlit á hinum ýmsu sviðum. Innra eftirlit Haga felst í eftirliti með starfsemi félagsins í því skyni að fyrirbyggja og greina hugsanleg mistök og sviksemi birgja, starfsmanna og viðskiptavina félagsins. Félagið hefur lagt áherslu á að efla eftirlit og auka öryggisráðstafanir. Hjá Högum er m.a. í þessu skyni starfrækt sérstök öryggisdeild sem hefur á að skipa sérhæfðu starfsfólki í eftirliti með öllu sem viðkemur rekstri verslana félagsins. Einnig er starfandi á aðalskrifstofu Haga starfsmaður sem hefur innra eftirlit að sínu aðalstarfi og heyrir hann undir forstjóra félagsins. Hlutverk innra eftirlits og öryggisdeildar Haga er að hafa eftirlit með því að viðeigandi verklagsreglum sé fylgt í daglegum rekstri félagsins. Í því skyni er m.a. beitt sérhæfðum upplýsingakerfum. Stjórn Haga hefur falið endurskoðunarnefnd að hafa vakandi auga með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits. Þá hefur stjórn félagsins skilgreint áhættuþætti í rekstri Haga og miðast áhættustýringin að því að áhætta sé í samræmi við áhættuvilja og stefnu félagsins og er þannig stuðlað að auknum stöðugleika og langtíma arðsemi.

2.2. Ytri endurskoðun

Endurskoðendur félagsins eru kosnir til eins árs í senn á aðalfundi. Endurskoðendur Haga eða aðilar þeim tengdir mega ekki eiga hlutabréf í félaginu. Endurskoðendur skulu endurskoða reikningsskil félagsins á grundvelli alþjóðlegra endurskoðunarstaðla. Þeir gera ýmsar kannanir á bókhaldi félagsins og hafa ávallt óhindraðan aðgang að bókhaldi og öllum gögnum félaga í samstæðu Haga. Stjórn félagsins og endurskoðunarnefnd fær árlega í hendur sérstaka endurskoðunarskýrslu frá endurskoðendum þess þar sem fram koma helstu athugasemdir þeirra við reikningsskilin.

Endurskoðandi Haga er PricewaterhouseCoopers ehf. Bryndís Björk Guðjónsdóttir og Sara Henný H. Arnbjörnsdóttir, löggiltir endurskoðendur, bera ábyrgð á endurskoðun félagsins fyrir hönd PricewaterhouseCoopers ehf.

2.3. Regluvarsla

Stjórn félagsins hefur skipað regluvörð þess. Hlutverk regluvarðar er m.a. að hafa umsjón með því að lögum um aðgerðir gegn markaðssvikum og reglugerð MAR sé fylgt í starfsemi félagsins. Regluvörður félagsins er Guðrún Eva Gunnarsdóttir og staðgengill regluvarðar er Ólafur Arinbjörn Sigurðsson.

3. Stefna um fjölbreytileika

Stefnu um fjölbreytileika er lýst í gildandi jafnréttis- og mannréttindastefnu félagsins, sbr. umfjöllun í gr. 1.3. hér að framan en tilgangur stefnunnar er m.a. sá að stuðla að því að hlutur kynjanna verði eins jafn og unnt er í stjórnunar- og áhrifastöðum, auk þess sem stefnan miðar að jöfnum réttindum og sömu tækifærum einstaklinga í starfi. Þá er víðar í stjórnarháttum Haga tekið á málaflokknum en í samþykktum félagsins er m.a. kveðið á um að tryggja beri að hlutfall hvors kyns í stjórn félagsins sé ekki lægra en 40%, í samræmi við lög um kynjakvóta í stjórnum. Tilnefningarnefnd hefur verið skipuð af hluthöfum félagsins og ber henni skv. starfsreglum m.a. að huga vel að samsetningu stjórnar, fjölbreytni og kynjahlutföllum og starfar hún auk þess eftir leiðbeiningum um stjórnarhætti. Nánar er fjallað um tilnefningarnefnd Haga í 7. gr. leiðbeininga þessara.

4. Stjórn Haga

4.1. Samsetning og starfsemi stjórnar

Stjórn Haga hf. fer með æðsta vald í málefnum félagsins á milli hluthafafunda og ber meginábyrgð á rekstri þess. Stjórnin var kjörin á aðalfundi þann 1. júní 2023. Stjórnina skipa Davíð Harðarson (formaður), Eva Bryndís Helgadóttir (varaformaður), Eiríkur S. Jóhannsson, Jensína Kristín Böðvarsdóttir og Sigríður Olgeirsdóttir. Stjórnarmenn hafa lagt fram persónulegar upplýsingar, svo sem um trúnaðarstörf fyrir aðra aðila, stjórnarsetu í öðrum félögum og möguleg hagsmunatengsl til að auðvelda mat á hæfi þeirra. Allir stjórnarmenn teljast vera óháðir félaginu, daglegum stjórnendum og stórum hluthöfum þess. Samsetning stjórnar uppfyllir skilyrði hlutafélagalaga um kynjakvóta sem tóku gildi 1. september 2013. Nánari upplýsingar um stjórn félagsins má finna í gr. 4.2. í yfirlýsingu þessari.

Stjórn félagsins hefur sett sér sérstakar starfsreglur sem eru yfirfarnar árlega og voru gildandi starfsreglur samþykktar af stjórn þann 22. mars 2024. Starfsreglurnar taka mið af fyrirmælum sáttar félagsins við Samkeppniseftirlitið frá 11. september 2018. Í starfsreglunum er meðal annars kveðið á um störf stjórnarinnar, ábyrgð hennar og verkaskiptingu. Sérstaklega er fjallað um skyldur formanns stjórnar í reglunum, en þar er hvorki getið um að stjórn útbúi sérstaka starfslýsingu fyrir formann né aðra stjórnarmenn. Samkvæmt starfsreglunum kýs stjórn sér formann og varaformann á fyrsta fundi. Ekki er kjörið til annarra embætta. Samkvæmt starfsreglunum ber stjórn að hittast a.m.k. einu sinni á ári án formanns til að meta frammistöðu hans. Henni ber einnig að meta árlega sín eigin störf, störf forstjóra og undirnefnda. Árangursmat stjórnar (sjálfsmatið) er lagt til grundvallar til að bæta störf stjórnar enn frekar á komandi starfsári. Hvorki stjórnarmenn né forstjóri mega taka þátt í ákvörðunum þar sem þeir sjálfir hafa verulegra hagsmuna að gæta.

Stjórnarfundir eru að jafnaði haldnir á aðalskrifstofu Haga hf., mánaðarlega hið minnsta. Árlega er samþykkt fundaáætlun ár fram í tímann. Fundina sitja, auk stjórnarmanna, forstjóri, aðstoðarforstjóri og framkvæmdastjóri stefnumótunar og rekstrar, og framkvæmdastjóri fjármálasviðs. Einfaldur meirihluti stjórnarmanna ræður kjöri á stjórnarfundum. Séu atkvæði jöfn skal atkvæði formanns ráða. Fundargerðir stjórnarfunda ritar framkvæmdastjóri fjármálasviðs. Fundargerðir eru afhentar stjórnarmönnum á stjórnarvef innan nokkurra daga frá fundi og eru þær staðfestar á næsta stjórnarfundi á eftir.

Starfsárið 2023-2024, þ.e. tímabilið milli aðalfunda, hafa verið haldnir níu stjórnarfundir og eru áætlaðir tveir fundir til viðbótar fram að lokum starfsárs. Meirihluti stjórnar var mættur í öllum tilfellum. Stjórnarmenn voru í einhverjum tilvikum viðstaddir fund í gegnum fjarskiptabúnað.

4.2. Stjórn Haga

Nánari upplýsingar um stjórn Haga starfsárið 2023/24 má finna hér.

4.3. Fyrirkomulag samskipta hluthafa og stjórnar

Bein samskipti hluthafa við stjórn skulu vera við formann stjórnar. Stjórn félagsins skal upplýst um tillögur, spurningar eða athugasemdir hluthafa utan hluthafafunda til stjórnar og stjórn félagsins skal hafa yfirumsjón með viðbrögðum félagsins við þeim. Hluthafar geta komið tillögum, fyrirspurnum og athugasemdum á framfæri við stjórn félagsins í gegnum netfangið stjorn@hagar.is. Allir stjórnarmenn fá sjálfkrafa afrit af tölvupóstum sem berast á netfang stjórnar.

5. Framkvæmdastjórn Haga

5.1. Forstjóri Haga

Forstjóri er ráðinn af stjórn og ber ábyrgð á daglegum rekstri félagsins í samræmi við stefnu og fyrirmæli stjórnar, lög, samþykktir félagsins og starfsreglur stjórnar. Starfslýsing forstjóra kemur fram í ráðningarsamningi hans.

Forstjóri skal sjá um að bókhald félagsins sé fært í samræmi við lög og venjur og fjárreiður þess séu með tryggum hætti. Forstjóri kemur fram fyrir hönd félagsins í öllum málum sem varða venjulegan rekstur.

Forstjóri Haga hf. er Finnur Oddsson. Staðgengill forstjóra er Magnús Magnússon, aðstoðarforstjóri og framkvæmdastjóri stefnumótunar og rekstrar hjá Högum hf. Nánari upplýsingar um forstjóra má finna hér.

5.2. Framkvæmdastjórn Haga

Framkvæmdastjórn Haga samanstendur af forstjóra auk þriggja framkvæmdastjóra hjá móðurfélagi og fimm framkvæmdastjórum stærstu rekstrareininga Haga. Að jafnaði eru haldnir 10 framkvæmdastjórnarfundir á ári hverju. Nánari upplýsingar um framkvæmdastjórn Haga má finna hér.

6. Undirnefndir stjórnar

Stjórn Haga hefur skipað tvær undirnefndir stjórnar, endurskoðunarnefnd og starfskjaranefnd. Nefndarmenn skulu vera þrír í hvorri nefnd fyrir sig. Að minnsta kosti tveir nefndarmenn í undirnefndum stjórnar þurfa að vera óháðir félaginu og stjórnendum þess.

6.1. Endurskoðunarnefnd

Hlutverk endurskoðunarnefndar er m.a. að hafa eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila. Nefndinni ber að fara yfir fjárhagslegar upplýsingar og fyrirkomulag upplýsingagjafar stjórnenda til stjórnar félagsins. Endurskoðunarnefnd skal yfirfara mikilvæg atriði varðandi reikningsskil félagsins, þ.m.t. flókin og óvenjuleg viðskipti og matskennda liði. Endurskoðunarnefnd skal skila skýrslu um störf sín til stjórnar árlega. Endurskoðunarnefnd hefur sett sér starfsreglur sem samþykktar voru af stjórn þann 22. mars 2024. Starfsreglurnar eru aðgengilegar á vef Haga, www.hagar.is.

Endurskoðunarnefnd skipa nú Ágúst Jóhannesson, endurskoðandi, sem er formaður nefndarinnar, Eva Bryndís Helgadóttir, stjórnarmaður í Högum og Sigríður Olgeirsdóttir, stjórnarmaður í Högum. Allir nefndarmenn eru óháðir endurskoðendum Haga, daglegum stjórnendum félagsins og stórum hluthöfum þess.

Á starfsárinu 2023/24, þ.e. eftir skipun nefndarinnar eftir aðalfund 2023, hafa verið haldnir fjórir fundir hjá endurskoðunarnefnd og eru áætlaðir tveir fundir til viðbótar fram að lokum starfsárs. Mættu allir nefndarmenn á alla fundina.

6.2. Starfskjaranefnd

Starfskjaranefnd annast það hlutverk stjórnar að undirbúa tillögu að starfskjarastefnu félagsins, tillögu til hluthafafundar um starfskjör stjórnarmanna og framkvæmd starfssamninga við forstjóra og aðra þá starfsmenn er heyra undir stjórn félagsins. Þá skal starfskjaranefnd hafa eftirlit með framfylgd starfskjarastefnunnar og útbúa skýrslu um framkvæmd hennar. Starfskjaranefnd skal skila skýrslu um störf sín til stjórnar árlega. Starfskjaranefnd hefur sett sér starfsreglur sem samþykktar voru af stjórn þann 7. apríl 2022. Starfsreglurnar eru aðgengilegar á vef Haga, www.hagar.is.

Starfskjaranefnd skipa nú Jensína Kristín Böðvarsdóttir, stjórnarmaður í Högum, Davíð Harðarson, stjórnarmaður í Högum, og Eiríkur S. Jóhannsson, stjórnarmaður í Högum. Jensína er formaður nefndarinnar. Allir nefndarmenn eru óháðir daglegum stjórnendum félagsins og stórum hluthöfum þess.

Á starfsárinu 2023/24, þ.e. eftir skipun nefndarinnar eftir aðalfund 2023, hafa verið haldnir þrír fundir hjá starfskjaranefnd og eru áætlaðir 1-2 fundir til viðbótar fram að lokum starfsárs. Mættu allir nefndarmenn á alla fundina.

6.3. Starfskjarastefna

Starfskjarastefna Haga var samþykkt á aðalfundi þann 1. júní 2023. Tilgangur starfskjarastefnunnar er að félagið og dótturfélög þess séu samkeppnishæf um starfsfólk. Starfskjarastefnan er einn liður í að tryggja langtímahagsmuni eigenda félagsins, starfsfólks og annarra hagsmunaaðila.

Stjórnarmönnum er greidd föst, mánaðarleg þóknun. Fjárhæð hennar er nú kr. 386.000. Laun formanns stjórnar eru tvöföld sú fjárhæð eða kr. 772.000 og þóknun varaformanns er kr. 568.000. Þóknun til stjórnarmanna er ákveðin á aðalfundi ár hvert.

Starfskjör forstjóra eru tilgreind í skriflegum ráðningarsamningi við hann. Þar koma fram helstu skyldur hans og ábyrgðarsvið, föst laun, árangurstengdar greiðslur, lífeyrisréttindi, orlof og önnur hlunnindi. Starfskjör annarra æðstu stjórnenda eru á sama hátt tilgreind í skriflegum ráðningarsamningum. Þá má finna í starfskjarastefnunni upplýsingar um breytileg starfskjör forstjóra og æðstu stjórnenda ásamt upplýsingum um kaupréttarkerfi.

Starfskjarastefnan er tekin til endurskoðunar ár hvert og borin undir aðalfund félagsins til samþykktar eða synjunar. Gera skal grein fyrir launum og öðrum starfskjörum stjórnar og æðstu stjórnenda í ársskýrslu félagsins.

7. Tilnefningarnefnd

Hluthafar Haga kusu sér tilnefningarnefnd á aðalfundi félagsins þann 1. júní 2023. Í nefndinni skulu sitja að lágmarki þrír einstaklingar en stjórnarmönnum, stjórnendum og öðrum starfsmönnum Haga er óheimilt að sitja í tilnefningarnefnd.

Hlutverk tilnefningarnefndar er að meta tilvonandi stjórnarmenn út frá hæfni, reynslu og þekkingu og að tilnefna einstaklinga til stjórnarsetu. Starfsreglur nefndarinnar voru samþykktar á aðalfundi félagsins þann 1. júní 2023. Starfsreglurnar taka m.a. mið af fyrirmælum sáttar Samkeppniseftirlitsins frá 11. september 2018. Starfsreglurnar eru aðgengilegar á vef félagsins, www.hagar.is.

Tilnefningarnefnd skipa nú Björn Ágúst Björnsson, formaður nefndar, Björg Sigurðardóttir og Kristjana Milla Snorradóttir. Meirihluti nefndarmanna er óháður félaginu, daglegum stjórnendum og stórum hluthöfum þess.

8. Helstu úrskurðir og dómar tengdir Högum

Undanfarið ár hafa nokkrir úrskurðir og dómar fallið er varða Haga, eins og eðlilegt er hjá stóru félagi. Ekkert þessara mála hafði áhrif á starfsemi eða rekstrarafkomu félagsins.

Stefna Haga hf. um arðgreiðslur og eiginfjárstýringu

Stjórn Haga hf. hefur markað félaginu þá stefnu að skila til hluthafa sinna, beint eða óbeint, þeim verðmætum sem skapast í rekstrinum á hverju ári, umfram nauðsynlegar fjárfestingar til vaxtar og viðhalds félagsins.

Stefnt er að því að Hagar hf. greiði hluthöfum sínum árlegan arð, sem nemi að lágmarki 50% hagnaðar síðasta rekstrarárs eftir skatta. Forsendur fjárhæðar arðgreiðslu eru að félagið viðhaldi fjárhagslegum styrk sínum og að arðgreiðslan taki mið af handbæru fé frá rekstri.

Félagið mun að auki kaupa eigin bréf skv. formlegri endurkaupaáætlun í þeim tilgangi að lækka hlutafé félagsins.

Stjórn Haga hf. stefnir að því að eiginfjárhlutfall félagsins verði um 35%.